¿Qué es el expediente de materialidad y cómo armarlo?
Por Equipo de Amoxtli · TLANEXTIA · Publicado el 3 de noviembre de 2026
El expediente de materialidad es el conjunto de documentos que prueban que una operación facturada sí ocurrió: contratos, órdenes de compra, evidencias de entrega, correos y comprobantes de pago. La factura sola no basta: si el SAT duda de una operación, te pedirá demostrar que el bien se entregó o el servicio se prestó. Conviene armarlo al momento de cada operación, no cuando llega la revisión.
Por qué importa
El SAT puede rechazar una deducción o el acreditamiento del IVA si no puedes demostrar que la operación existió. Además publica la lista de contribuyentes que emiten facturas por operaciones inexistentes (artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación, conocida como lista de «EFOS»). Si le compraste a alguien de esa lista, tienes que probar que tu operación fue real o corregir tu situación fiscal.
Esto aplica a quien vende y a quien compra: el que factura debe poder demostrar que entregó, y el que deduce debe poder demostrar que recibió.
Qué documentos lo forman
Antes de la operación
- Contrato o convenio firmado, con objeto, precio y plazos.
- Cotización, propuesta u orden de compra.
- Correos o mensajes donde se acuerda el trabajo.
Durante y después
- Evidencias de entrega: remisiones firmadas, guías de envío, actas de entrega.
- Entregables de un servicio: reportes, informes, archivos, minutas de reuniones.
- Fotografías fechadas de obras, instalaciones o eventos.
- Bitácoras o registros de horas trabajadas.
El pago
- Comprobante de transferencia o estado de cuenta donde se vea el pago.
- La factura y, si fue a crédito, sus complementos de pago (REP).
Cómo armarlo paso a paso
- Organiza por cliente o proveedor. Una carpeta por cada uno, y dentro, una por operación o por factura.
- Guarda en el momento. Sube el contrato al firmarlo y la evidencia al entregar. Reconstruir un año de evidencias es mucho más difícil.
- Liga cada documento a su factura. Que sea fácil saber qué evidencia respalda qué comprobante.
- Revisa a tus proveedores y clientes contra la lista 69-B antes de operar con ellos.
- Conserva todo al menos 5 años, el plazo general de conservación de la contabilidad.
Errores comunes
- Contratos genéricos que no describen lo que realmente se entregó.
- Pagos en efectivo sin ningún respaldo.
- Servicios sin entregables: «asesoría» sin un solo reporte, correo o minuta.
- Guardar evidencias regadas en el correo y el teléfono, sin ligarlas a la factura.
Cómo lo haces en Amoxtli
- En Expediente de materialidad creas un respaldo: eliges el cliente, la factura y el tipo de documento (contrato, evidencia, etc.), le pones título y subes el archivo.
- Con ZIP — expediente por cliente descargas todos los documentos de un cliente con un índice, listos para tu contador o para una revisión.
- Los documentos se guardan en almacenamiento privado; no quedan publicados en internet.
- Al dar de alta a un cliente, Amoxtli lo revisa contra la lista 69-B del SAT, que se actualiza cada semana, y te avisa si aparece.
Guardar documentos no gasta timbres. Más detalle, con video, en expediente de materialidad en Amoxtli.
Preguntas frecuentes
¿La factura no es suficiente para probar una operación?
No siempre. La factura demuestra que se emitió un comprobante; la materialidad demuestra que la operación ocurrió. Si el SAT duda, pedirá contratos, evidencias de entrega y pagos.
¿Qué es la lista 69-B?
Es la lista que publica el SAT de contribuyentes que presuntamente o en definitiva emitieron facturas por operaciones inexistentes, conocidos como EFOS.
¿Cuánto tiempo debo guardar el expediente?
Como regla general, 5 años, el mismo plazo que la contabilidad.
¿Amoxtli me avisa si un cliente está en la lista 69-B?
Sí. Al dar de alta al cliente lo revisa contra la lista del SAT, que Amoxtli actualiza cada semana.
Empieza con 5 timbres gratis, sin tarjeta. Crea tu cuenta en un minuto; quedas lista para timbrar al cargar tu RFC, régimen y CSD.